4.3 Planung und Durchführung von Consultingtätigkeiten

4.3.1 Planung

Bevor der Consultant mit der Durchführung seiner eigentlichen (auftragsgemäßen) Tätigkeiten - wie sie zu einem guten Teil in den vorhergehenden Kapiteln 2.und 3.beschrieben wurden - beginnt, sollte er diese hinsichtlich des Einsatzes von Resourcen (Geldmittel, Personal und Arbeitsmittel) und der zeitlichen Abläufe in eigenem Interesse (Einhaltung des Consultingvertrages, effektive und wirtschaftliche Ausführung des Vertrages) sowie im Interesse des Projektes eingehend durchplanen.

Dabei wird die bei der Angebotsausarbeitung entwickelte und ggfls. für den Auftragsabschluß korrigierte Grobplanung (siehe Abschnitt 4.2.2) zugrunde gelegt und detailliert und zwar ggfls.unter Beachtung der aktuellen Projektgegebenheiten d.h.unter anderem durch Anpassung an den zeitlichen Projektablauf soweit es sich um abhängige Consultingtätigkeiten während der Realisierung von Investitionen bzw.Organisationssystemen handelt.

Für diese detaillierte Projektplanung - die hinsichtlich der Arbeitsschritte und Arbeitsmethoden klar strukturiert bzw.definiert werden sollte - benutzt man je nach Umfang und Komplexität der Consultingtätigkeit die üblichen Planungsmethoden wie

• Balkendiagramme (Beispiele siehe Abschnitte 2.4.2 und 4.2.2)
• Netzpläne (Beispiel siehe Abschnitt 4.2.2)
• Organisationspläne (Beispiele siehe Abschnitte 2.4.1, 3.3 und 4.2.2).

Die Projektplanung muß auch ggfls.eine eindeutige Aufteilung der Aufgaben mit Schnittstellen- definition zwischen den Kooperationspartnern und mitwirkenden Experten sowie eine klare Definition der vom Projektträger zu erbringenden Lieferungen und Leistungen enthalten. Hierzu gehört auch die Festlegung der Informationsorganisation.


4.3.2 Durchführung

Die Durchführung von Consultingtätigkeiten erfolgt fachlich wie zu einem guten Teil in den vorhergehenden Kapiteln 2.und 3. beschrieben und durch ergänzende Beispiele erläutert.

Dabei ist mit dem Auftraggeber (Projektträger) und anderen relevanten Organisationen (Entwicklungsgesellschaften, Finanzierungsinstitutionen, Investitionsnutzern etc.) eine gute und intensive Zusammenarbeit zu pflegen. Gestärkt werden kann diese Zusammenarbeit - insbesondere bei Vor-Ort-Tätigkeiten - durch eine "Pärchenbildung" unter dem Schlüsselpersonal des Consultants und des Projektträgers, d.h.dem Schlüsselpersonal des Consultants wird jeweils ein qualitativ geeigneter "Counterpart" des Projektträgers zugeordnet.

Bei der Auswahl seines Personals sollte der Consultant die in Abschnitt 4.1.1 erwähnten Voraussetzungen besonders beachten.

Besonders hingewiesen wird noch auf die bei Consultingaufträgen der GTZ zu beachtenden Methoden und Instrumente der Projektplanung und -durchführung, die im wesentlichen umfassen:

• Zielorientierte Projektplanung (ZOPP)
• Ökonomische Projektbeurteilung (ÖPB)
• Operationsplan (OP)
• Monitoring und Evaluierung (M+E)
• Projektfortschrittsbericht (PFB)
• Projektfortschrittskontrolle (PFK).

Bei der Durchführung von Consultingtätigkeiten sollten - soweit eben möglich - alle Informationen schriftlich in einer für alle Beteiligten verständlichen Sprache (vorzugsweise englisch) weitergegeben bzw.dokumentiert werden, nicht zuletzt auch, um Mißverständnisse zu vermeiden. Für die Informationseinholung durch den Consultant wird die Anwendung von Fragebogen empfohlen.

Ein wichtiger Teil der Informationsaufgaben im Rahmen von Consultingtätigkeiten ist die Erstellung von Berichten (Fortschrittsberichte, Abschlußberichte, Studienergebnisse etc.). Diese Berichte sind je nach Auftraggeber bzw.Finanzierungsinstitution oftmals nach einem vorgegebenen Schema zu gliedern.

Für Inspektionsberichte (Mission Reports) wird im internationalen Consultinggeschäft folgende Gliederung empfohlen:

• Zweck der Inspektion: wie im Consultingauftrag bzw.in den relevanten TOR angegeben
• Projektgegebenheiten: kurzgefaßte Beschreibung der physischen und technischen Gegebenheiten, die vorgefunden werden
• Feststellungen: Identifizierung aller Teile/Bereiche, die einer Verbesserung bedürfen, einschl.Angabe der Prioritäten, Methoden und verfügbaren bzw.erforderlichen Resourcen
• Empfehlungen: Zusammenstellung der Aktivitäten, die für die Implementierung von Lösungen bzw.Verbesserungen erforderlich sind
• Anerkennungen: detaillierte Auflistung der erhaltenen Unterstützungen und der Zusammenarbeiten während der Inspektion
• Anlagen: statistische Tabellen, Diagramme, Landkarten, Zeichnungen etc., die während der Inspektion gesammelt bzw.angefertigt wurden, und zwar unter Angabe der Quellen.

Im übrigen wird auch auf den Abschnitt 2.4.3 verwiesen (Berichtswesen im Rahmen der Bauüberwachung von Schiffen).

Noch ein Hinweis für die Berichtserstellung: Bei umfangreicheren Berichten sollte an den Anfang immer eine kürzere Zusammenfassung des Berichtsinhaltes (Executive Summary) gestellt werden.


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