4.2 Akquisition und Abschluß von Consultingaufträgen

4.2.1 Werbung

Die Entscheidung für die Vergabe von Consultingaufträgen trifft und in bestimmten Fällen ergänzend dazu Bei privatwirtschaftlichen Unternehmungen - aber auch bei Behörden - in Industrieländern ist das meistens die Besitz- bzw. Betreibungs-orientierte "Person", die allein entscheidet, wenngleich Objekte oftmals auch zum größeren Teil von Banken finanziert werden, die aber im Hintergrund bleiben.

Bei Unternehmungen in Schwellen- und Entwicklungsländern sind das bei der häufig notwendigen Finanzierung durch internationale Finanzierungsinstitute dagegen zwei "Personen". Die eine ist der Projektträger im Empfängerland und die andere ist das Finanzierungsinstitut des Geberlandes bzw.der Geberländer.

Während der Projektträger oftmals einen Berater für die Planung und Realisierung des Objektes aus Mangel an eigener Qualifikation benötigt, setzt das Finanzierungsinstitut einerseits in eigenem Auftrag einen Projektprüfer/-überwacher ein (u.a.auch für Vor-Investitionsstudien) und verlangt andererseits auch vom Projektträger, daß dieser einen kompetenten Berater für die Planung und Realisierung des Objektes heranzieht, dessen Auswahl vom Finanzierungsinstitut genehmigt und damit beeinflußt wird (unter Bevorzugung eines Consultants aus dem Geberland).

Ist der Consultant z.B.ein Freiberufler ("Einzelkämpfer"), sollte er sich vorzugsweise nur um die Tätigkeit als Projektprüfer/-überwacher beim Finanzierungsinstitut bewerben, da die Beratung für die Planung und Realisierung des Objektes meistens die kapazitätsmäßigen Möglichkeiten des Freiberuflers übersteigt.

Ist der Consultant dagegen ein (leistungsfähiges) Consultingunternehmen, sollte er sich vorzugsweise nur um den sehr viel größeren Auftrag auf die Beratungstätigkeit für die Planung und Realisierung des Objektes bemühen, da er im Falle der Übernahme des Projektprüfungs-/überwachungsauftrages des Finanzierungsinstituts von der Beauftragung auf die Beratung für die Planung und Realisierung des Objektes ausgeschlossen wird. Diese Bemühungen müssen aber zweigleisig erfolgen, d.h.beim Projektträger und beim Finanzierungsinstitut, wobei die Akquisition beim Finanzierungsinstitut oftmals besonders wichtig ist, da Projektträger in Schwellen- und Entwicklungsländern, bei denen man noch nicht akquiriert hat, häufig das Finanzierungsinstitut um Vorschläge für Consultants bitten.

Bei der Akquisition in Schwellen- und Entwicklungsländern ist besonders zu beachten, daß normalerweise nur derjenige Consultant Erfolg hat, der mit einem lokalen Agenten zusammen- arbeitet, der engen Kontakt zum Projektträger hat. Dies ist häufig entscheidender als das bessere Angebot innerhalb einer Konkurrenz.

Akquisition, d.h.im engeren Sinne Aktivitäten vor Angebotsstellung zur Weckung des Interesses von Kunden und Finanzierungsinstituten an der sich anbietenden Firma, kann erfolgen: Selbstverständlich vorteilhaft ist die Unterstützung der Akquisition durch bebilderte Werbedokumentation bzw.Video-Präsentation.


4.2.2 Angebotsstellung

a) Wie erfährt der Consultant von Anfragen bzw. Ausschreibungen auf Consultingleistungen?

Am sichersten durch Besuche bei potentiellen Kunden - teilweise auch durch individuelle Kommunikationsmittelwerbung -, aufgrund derer er von den Bedarfsträgern angefragt wird bzw.anläßlich derer er evtl.einen Bedarf anregen kann.

Ausschreibungen für Consultingtätigkeiten vornehmlich in Schwellen- und Entwicklungsländern, an denen ein internationales Finanzierungsinstitut beteiligt ist, werden jedoch auch in relevanten Spezialblättern - in Deutschland in den "Nachrichten für Außenhandel" (NfA) - bekannt gemacht. Es ist daher für den Consultant ratsam, die NfA zu abonnieren (Bundesstelle für Außenhandelsinformationen, Köln). Die Registrierung bei den internationalen Finanzierungsinstitutionen allein ist kein sicheres Akquisitionsinstrument.


b) Wie sollte der Consultant sein Angebot ausarbeiten?

Bei Angeboten auf kleinere bis mittlere Leistungsumfänge - insbesondere an Privatfirmen - genügt ein relativ kurzes und formloses Angebot enthaltend: Bei Angeboten auf mittlere bis große Leistungsumfänge - insbesondere an Projektträger in Schwellen- und Entwicklungsländer mit finanzieller Unterstützung durch internationale Finanzierungsinstitutionen - ist die Ausarbeitung eines sehr ausführlichen Angebotes entsprechend den Ausschreibungsbedingungen (Letter of Invitation mit Terms of References (ToR)) die Regel, nicht zuletzt auch zur Erzielung der Genehmigung durch das internationale Finanzierungsinstitut. Dabei sind die üblichen Anforderungen des Finanzierungsinstituts zu beachten wie z.B.die Aufteilung und der Inhalt des Angebots:

- Technisches Angebot (Technical Proposal):

- Finanzielles Angebot (Financial Proposal),
das meistens - entsprechend den Ausschreibungsbedingungen - in gesondertem Umschlag mit entsprechender Kennzeichnung dem Angebot beizufügen ist: Weitere Einzelheiten zur Ausarbeitung eines derartigen Angebots siehe z.B.in "The International Consultant's Manual", herausgegeben von der Aedilis Book Company.

Für Angebote auf Studien, die die Kommission der Europäischen Union ausschreibt, ist noch eine andere - auch ausführliche - Form einzuhalten.

Bevor man aber ein Consultingangebot bearbeitet, sollte man zunächst auch klären, Außerdem sollte man vorzugsweise unter Einschaltung seines lokalen Agenten u.a.abklären, welche Schwerpunktssetzung der Projektträger erwartet, welche NAs (Nützliche Abgaben = Provisionen) gezahlt werden müssen und welche Consultingunternehmen als Konkurrenten erwartet werden können. Hier beweist sich auch, ob man den richtigen lokalen Agenten hat.


c) Wie sollte der Consultant sein Angebot unterbreiten und zielgerichtet verfolgen?

Angebote an Privatfirmen in Industrieländern können brieflich oder auch per Fax unterbreitet werden. Es empfiehlt sich aber, ein briefliches Angebot selbst oder durch einen kompetenten Agenten persönlich zu überbringen, da hierdurch einerseits großes Interesse an einem Auftragserhalt zum Ausdruck gebracht wird und andererseits neueste Informationen über den Stand der Angelegenheit (evtl.auch über die Konkurrenz) erhalten werden können.

Offizielle Angebote z.B.an Projektträger in Schwellen- und Entwicklungsländer, die eine Finanzierung durch ein internationa-les Finanzierungsinstitut in Anspruch nehmen, sind meistens in (versiegelter) Briefform bis zu einem genau vorgegebenen Termin beim Projektträger einzureichen (Kopie an das internationale Finanzierungsinstitut). Auch hierbei empfiehlt es sich meistens, das Angebot persönlich bzw.durch den Agenten abzugeben (gegen Quittung!), um sicherzustellen, daß das Angebot nachweislich vom Projektträger termingerecht entgegengenommen wurde. Hierdurch wird auch vermieden, daß das Angebot u.a.durch Einflußnahme der Konkurrenz "verschwindet".

Da die Angebote an Projektträger in Schwellen- und Entwicklungsländer oftmals sofort nach Angebotsschluß in öffentlicher Sitzung geöffnet und bekannt gemacht werden, sollte der Consultant persönlich oder sein Agent an der Eröffnung teilnehmen, um die Angebotslage der gesamten Konkurrenz sofort und aus erster Hand in Erfahrung zu bringen und ggfls.mögliche Einflußnahme auf die Auftragsentscheidung zu überlegen und einzuleiten.

Unabhängig davon, ob es sich um eine Privatfirma in Industrieländern oder einen Projektträger in Schwellen- und Entwicklungsländern oder um einen sonstigen Auftraggeber handelt, sollte der Consultant selbst oder sein Agent während der Angebotsauswertungs- und Entscheidungsphase fortlaufend Kontakt mit dem Auftraggeber suchen, um über die Entwicklung informiert zu sein und ggfls.not-wendige Maßnahmen (Einflußnahme auf die Auftragsentscheidung) einzuleiten. Dabei ist aber zu vermeiden, daß man der Auftraggeberseite "auf den Wecker fällt".


4.2.3 Auftragsabschluß

Nach Auswertung der Angebote und Auswahl des/der günstigsten Anbieter erfolgt der Auftragsabschluß durch den Auftraggeber - oftmals nach Aushandlung des Preises und anderer Auftragskonditionen - wie folgt:

Bei Aufträgen auf kleinere bis mittlere Leistungsumfänge - insbesondere von Privatfirmen - durch ein Bestellschreiben an den Consultant. Der Consultant bestätigt daraufhin den Auftrag durch eine schriftliche Auftragsbestätigung, die textlich dem Angebot ähnelt (siehe Abschnitt 4.2.2 b "...kurzes und formloses Angebot").

Bei Aufträgen auf mittlere bis große Leistungsumfänge - insbesondere an Projektträger in Schwellen- und Entwicklungsländer mit finanzieller Unterstützung durch ein internationales Finanzierungsinstitut - wird zwischen Auftraggeber und Consultant ein Vertrag geschlossen. Als Grundlage hierfür wird der vom Auftraggeber den Ausschreibungsunterlagen oder der vom Consultant dem Angebot beigefügte Vertragsentwurf verwendet (siehe hierzu unter Abschnitt 4.2.2 b).

Besondere Vertragsaspekte: Planungshaftpflicht und Versicherung


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